Dataopschoning en ontdubbelen: meer dan alleen een technische exercitie
Afgelopen week voerden Wouter en Chantal bij een klant een intensieve opschonings- en ontdubbeldag uit – precies twee jaar na de conversie. En dat bleek geen overbodige luxe.
Tijdens een conversie neem je liever te veel dan te weinig gegevens mee. Daardoor worden gegevens uit verschillende bronnen samengevoegd en ontstaat al snel een overvloed aan (soms overbodige) informatie. Ook na de conversie sluipt er vervuiling in: door gebruikers die niet scherp genoeg zijn bij het invoeren, of door externe webshops die via onze API relaties aanmaken zonder voldoende controle op duplicaten. Bij twijfel wordt dan toch een nieuwe relatie aangemaakt – want je wilt het bestelproces niet verstoren.
Het gevolg: dubbele en vervuilde gegevens die het werk bemoeilijken. Gebruikers vinden lastig de juiste relatie, koppelingen met andere systemen (zoals marketing automation) functioneren minder goed, en analyses en cross-sell-inzichten verliezen aan waarde.
Soorten vervuiling
We onderscheiden drie hoofdproblemen:
- Kwantitatieve vervuiling: verouderde of irrelevante gegevens, zoals relaties uit een jarenoude conversie of abonnees van titels die al lang niet meer bestaan.
- Kwalitatieve vervuiling: verkeerde of onvolledig ingevulde velden, vaak ontstaan door concessies bij conversies of foutief gebruik door gebruikers.
- Dubbelen: relaties die meerdere keren voorkomen, met activiteit op beide, vaak doordat matching bij invoer of via webshops onvoldoende werkt.
Zeno helpt – en wij ook
Zeno biedt diverse functies om dit te voorkomen: versnelde zoek- en invoeropties, slimme matching via de API, en validaties bij invoer. Ook kun je als gebruiker zelf dubbelen opsporen en samenvoegen.
Toch zien we dat dit in de praktijk vaak niet structureel wordt opgepakt – het ontbreekt aan tijd of het lijkt te complex. Daarom organiseren wij regelmatig opschoondagen. We analyseren samen met betrokken afdelingen (zoals marketing, ICT en klantenservice) wat essentieel is en wat weg kan. Zo zorgen we niet alleen voor schonere data, maar ook voor meer wederzijds begrip over het gebruik ervan.
Hoe we te werk gaan
We starten met het analyseren van de database en bepalen gezamenlijk de grootste knelpunten. Eerst schonen we irrelevante relaties op (met aandacht voor bijvoorbeeld gekoppelde notities of kenmerken en externe systemen). Daarna ontdubbelen we: directe samenvoegingen óf markeringen voor de gebruiker om na te lopen. Vaak worden tijdens dit proces ook nieuwe afspraken gemaakt om toekomstige vervuiling te voorkomen.
Het resultaat
In dit geval brachten we het aantal relaties terug van ruim 22.000 naar 12.000. Een aanzienlijk schonere database, klaar voor efficiënter gebruik en betere klantcommunicatie.
Bent u benieuwd of een zomerschoonmaak ook voor uw organisatie waardevol kan zijn? Neem dan gerust contact met ons op.