Door gebruik te maken van het platform van econnect hoeft de factuur niet meer via e-mail verstuurd te worden naar de klant, maar wordt de factuur direct via een zogenaamde webservice-aanroep aan het platform van econnect aangeboden.
Hierbij worden de gegevens van de factuur in een gestandaardiseerd formaat voor electronisch factureren (het zogenaamde UBL formaat) aan econnect aangeboden. Hierbij wordt tevens een PDF van de Zeno factuur meegestuurd zodat de ontvangende partij deze ook ter beschikking heeft.
Via het platform van econnect zal de factuur automatisch aangeboden en verwerkt worden bij de ontvangende partij.
Hoe werkt dit aan de Zeno kant?
Bij een relatie kun je aangeven dat de default betaalwijze “Factuur UBL via econnect” moet zijn. Daarbij geef je het type econnect op, waarbij de keuze gemaakt kan worden uit “BTW-nummer”, “Kvk-nummer”, “OIN” of “GLN”. Dit bepaalt hoe de relatie binnen het platform van econnect gevonden kan worden. Voor Rijksoverheid instellingen dient het OIN nummer gebruikt te worden. Bij bijvoorbeeld bouwbedrijven is het GLN nummer nodig.
Wanneer er nu een factuur (voor bijvoorbeeld een abonnement, verkooporder of cursusdeelname) met de betaalwijze “Factuur UBL via econnect” wordt aangemaakt kan bij de print-opties voor de factuur de optie gekozen worden om de factuur direct via econnect aan te bieden (N.B. zie de aandachtspunten hieronder).
Door deze print-optie uit te voeren wordt de factuur direct de econnect koppeling ingeschoten.
Enkele aandachtspunten voor de koppeling;
- U dient zelf een account bij econnect aan te laten maken. Binnen dat account kan vervolgens ingeregeld worden dat Zeno hier toegang tot krijgt (door een unieke key te genereren en deze aan ons door te geven).
- Hou er rekening mee dat wanneer u een account binnen econnect aanmaakt het mogelijk is dat andere partijen ook facturen via econnect naar u kunnen sturen! Vraag dan ook na bij econnect wat hier de mogelijkheden voor zijn om dit te voorkomen als u hier niet op zit te wachten.
- Binnen de koppeling wordt gebruik gemaakt van de functionaliteit waarmee de Zeno factuur direct vanuit de database als PDF wordt aangemaakt. Dit wordt bij veel van onze Zeno klanten gebruikt om de factuur via e-mail te versturen. Als u hier nog geen gebruik van maakt, dan zal deze functionaliteit eerst door Socho gemaakt moeten worden.
- De optie om een factuur direct naar econnect te versturen is niet ‘out-of-the-box’ binnen Zeno beschikbaar en zal door Socho als print-optie moeten worden toegevoegd. Reden hiervoor is dat het versturen van de factuur via econnect inhaakt op bestaande processen voor het bepalen van de factuurlayout. Deze worden in overleg met de Zeno klanten vaak op maat gemaakt en hiermee dient in de koppeling naar econnect ook rekening mee gehouden te worden.